Interne (proces)beheersing
In 2023 heeft een extern bureau de VIC-werkzaamheden voor ons uitgevoerd en de uitkomsten daarvan aan het MT en college aangeboden. Deze uitkomsten kwamen in grote lijn overeen met de uitkomsten van de interimcontrole van de accountant. In 2023 is ook de Europese aanbesteding voor de VIC-werkzaamheden afgerond en we zijn blij dat met de gunning de uitvoer van een kwalitatief hoogwaardige VIC is geborgd.
In 2023 is de procesoptimalisatie in het sociaal domein afgerond. Processen zijn in kaart gebracht en waar mogelijk zijn verbeteringen doorgevoerd. Vanaf 2024 is het de bedoeling om ook in de andere domeinen hiermee aan de slag te gaan.
Rechtmatigheidsverantwoording
In 2022 is de 'Wet versterking decentrale rekenkamers' door de Tweede Kamer aangenomen. Deze wet gaat in per 1 januari 2023 en heeft dus voor het eerst impact op de jaarrekening 2023. In deze wet is onder meer de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In december 2023 heeft de raad het normenkader voor de rechtmatigheid vastgesteld. Tevens zijn de financiële verordeningen en het controleprotocol vernieuwd en vastgesteld door de raad. Voor de jaarrekening van 2023 is gekozen voor een tolerantie van 3% van de totale lasten en een rapportagegrens van 50.000 euro voor individuele onrechtmatigheden met betrekking tot inkoop- en aanbestedingen.
Daarnaast is de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) ingericht. Deze VIC past in het 'Three Lines of Defence'-model, waarbij de controles zijn ingericht in drie lijnen. De eerste lijn is binnen de eenheid zelf, de tweede lijn ligt bij de control adviseurs en de derde lijn bij de interne auditor, de VIC-er. De deelwaarnemingen van de VIC zijn dusdanig ingericht dat deze een oordeel vormen over de rechtmatigheid van de materiële transactiestromen.
Onrechtmatigheden
In het controleprotocol is vastgelegd dat individuele afwijkingen boven de 50.000 euro op het gebied van inkoop- en aanbestedingen worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Over boekjaar 2023 zijn de volgende onrechtmatigheden geconstateerd:
De kosten voor de website (Sim groep) zijn in 2022 als onrechtmatigheid opgenomen. Op basis van de bestedingen van afgelopen jaren had Europese aanbesteding plaats moeten vinden. Er is (bewust) voor gekozen deze aanbesteding nog niet op te starten in 2023. De kosten voor 2023 zijn hiermee onrechtmatig en deze bedroegen 79.294 euro. Reden om nog niet tot aanbesteding over te gaan is dat de visie op dienstverlening nog niet was afgerond en de aanbevelingen die hieruit voortkomen invloed kunnen hebben op het programma van eisen van de aanbesteding voor de website. De verwachting is dat de in de loop van 2024 zal plaatsvinden, hiermee zullen de kosten voor de website over 2024 naar alle waarschijnlijkheid ook nog onrechtmatig zijn.
De kosten voor de afvoer van maai- en groenafval zijn in 2022 fors gestegen, hoofdzakelijk het gevolg van hogere tarieven. Deze kosten zijn daardoor boven de Europese aanbestedingsgrens uitgekomen en in 2022 als onrechtmatig aangemerkt. De voorbereiding voor de Europese aanbesteding heeft langer in beslag genomen, de verdeling van de percelen is niet eenvoudig. Inmiddels heeft de Europese aanbesteding plaatsgevonden. In 2024 zullen deze kosten daardoor niet meer onrechtmatig zijn. De kosten voor 2023 zijn nog wel onrechtmatig en uitgekomen op 82.268 euro.
In 2023 is opvang verleend aan vluchtelingen uit Oekraïne. Hiervoor is gebruikgemaakt van de diensten van tolken. Tot 2023 waren deze diensten vrijgesteld van Europese aanbesteding vanwege de noodwet. In 2023 is dit komen te vervallen omdat inmiddels voldoende tijd was voor een deugdelijke aanbesteding. Onze gemeente heeft deze dienst (nog) niet aanbesteed omdat de tolken ook een maatschappelijke functie bekleden, hierdoor wordt het niet als wenselijk gezien om van tolken te wisselen. De tarieven die gehanteerd worden zijn marktconform. De totale kosten voor deze dienst bedroegen over de afgelopen jaren 223.864 euro en overschrijden daarmee de grens voor Europese aanbesteding. Aangezien de onrechtmatigheid in 2023 is ontstaan is de gehele contractwaarde als onrechtmatig aangemerkt.
Naast deze fouten op basis van het voorwaardencriterium hebben we in 2023 ook te maken met begrotingsonrechtmatigheid. De kosten voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne waren niet begroot en vallen daarmee in de categorie bruto afwijking. Omdat hier ook opbrengsten tegenover stonden is deze afwijking per saldo nihil. De uitvoering van deze taak was bekend bij de raad en paste binnen de gestelde kaders. Een andere overschrijding in de lasten is meer kosten in een jaarschijf in de grondexploitatie, ook hier staan inkomsten tegenover en ook dit betreft alleen een bruto overschrijding. De raad was bekend met de uitvoering van deze taak en deze paste binnen de kaders. De afwijkingen op de lasten zijn toegelicht bij de betreffende programma's.