Team IV
Team Informatievoorziening (IV) heeft primair tot doel om de medewerkers van gemeente Zwartewaterland zo optimaal mogelijk (digitaal) te ondersteunen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Team IV streeft ernaar werkprocessen waar mogelijk met automatisering te vereenvoudigen en te borgen dat de data en/of informatie die men voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig heeft (digitaal) beschikbaar, volledig en integer is. Dit alles binnen de kaders van vertrouwelijkheid en privacybescherming en rekening houdend met / inspelend op (wijzigingen in) wetgeving, regelgeving of beleid.
De snelle ontwikkelingen in digitalisering en automatisering vragen continu om aanpassing door het team van specialisten dat zich binnen organisaties ontfermt over informatiemanagement, -beveiliging en -beheer. Dit zien we ook bij gemeente Zwartewaterland. In een snel tempo is het team de afgelopen jaren gegroeid van één ICT ondersteuner naar een team waarin verschillende disciplines zijn vertegenwoordigd. En aanpassing blijft nodig. In 2023 hebben enkele teamleden het team verlaten. Nieuwe collega’s hebben zich ook weer bij het team gevoegd. Maar er is ook nog vacatureruimte niet gevuld. In 2024 streven we naar het bestendigen van bezetting, van onderlinge verdeling maar ook van de samenwerking binnen en tussen de verschillende werkgebieden.
ICT projecten 2023
Op het gebied van informatiestrategie kent gemeente Zwartewaterland sinds 2019 een digitale agenda. In gezamenlijkheid wordt periodiek bepaald wanneer welke projecten op het gebied van ICT worden opgepakt. Team IV adviseert hierin, borgt de voortgang van de projecten op de planning en rapporteert hierover aan management en bestuur.
De volgende projecten zijn in 2023 gerealiseerd:
- Gemeente Zwartewaterland heeft haar eerstelijns telefoonservice aan burgers en bedrijven belegd bij het Klant Contact Centrum (KCC) van gemeente Steenwijkerland. In 2023 zijn conform plan van aanpak verbeteren telefonische dienstverlening diverse verbeteringen doorgevoerd in het contact met en de informatievoorziening naar het KCC in Steenwijkerland.
- In het verlengde hiervan is de bestaande telefonie hardware vervangen
door MS-Phone systems. - Het taak specifieke zaaksysteem voor het sociale domein dat gemeente Zwartewaterland deelde met gemeente Dalfsen, is ontvlecht en draait nu voor beide gemeenten zelfstandig.
- Het informatiesysteem dat Interne Dienstverlening gebruikt voor financial control is in het kader van continuïteitsmanagement naar een cloud-omgeving gemigreerd.
- De aansluiting van gemeente Zwartewaterland op het landelijke Algoritmeregister is gerealiseerd. In dit register staat informatie over algoritmes die de overheid gebruikt. Zo is deze informatie vindbaar en beschikbaar voor burgers, hun belangenbehartigers, de media en toezichthouders. Nu is publicatie nog vrijwillig voor overheden. In de toekomst wordt publicatie van algoritmes die in dit register thuishoren verplicht voor alle overheidsorganisaties.
- Voorbereidingen zijn getroffen voor het uitrollen van zaakgericht werken binnen de gemeente; de eerste koppelingen van zaaksysteem JOIN en enkele taakapplicaties aan het integratie platform zijn gerealiseerd en een online zaaktypecatalogus voor gemeenten en een modelleringshulpmiddel zijn aangeschaft.
- Om kwetsbaarheden in het documentaire informatiebeheer van gemeente Zwartewaterland aan te pakken heeft zij zich in 2023 door een specialistische partij laten adviseren over de mogelijkheden om de informatiehuishouding duurzaam te verbeteren. Een uitgebreide kwetsbaarheidsanalyse heeft geleid tot een overzicht van te nemen maatregelen die in 2024 worden opgepakt.
- Een belangrijk onderdeel daarvan is het digitaal reproduceren van analoge archiefbescheiden. Bij Sociaal Domein is een eerste aanzet gegeven door de collectie analoge dossiers die nog op de afdeling werden bewaard alvast voor reproductie over te brengen naar een archiefbewaarplaats die dit in bulk voor de gemeente kan doen.
- In 2023 is informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid op- en vastgesteld.
- Samen met het shared service centrum (en de andere deelnemers) is de aanschaf van ISMS software voorbereid. ISMS staat voor Information Security Management System , daarin legt een organisatie een complete set aan beheersmaatregelen, processen en procedures vast met betrekking tot informatiebeveiliging om daarmee de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie te controleren. Het ISMS bevat controles waarmee men de risico’s die voortkomen uit risicoanalyses en die gerelateerd zijn aan mensen, processen en systemen beheersbaar maakt.
- En er zijn aanbestedingstrajecten voor een aantal grote proces specifieke software pakketten doorlopen.